دوره تحصیلی برای آموزشگاه هایی که تازه عضو شده اند به صورت خودکار تعریف می شود و نیاز به تغییر آن نیست. دوره تحصیلی به دوره ای گفته می شود که دانش آموزان و معلمین بر سر کلاس های مشخصی می نشینند و یک ترم (در آموزشگاه ها) یا سال تحصیلی (در مدارس) را می گذرانند. پس از اینکه دوره تحصیلی (مثلا سال تحصیلی 1400-1401) تمام شد و دانش آموزان قرار است سر کلاس های جدید بنشینند کافی است یک دوره تحصیلی جدید تعریف کنید. کاربرد دوره تحصیلی در جداسازی اطلاعات دوره قبلی با دوره جدید می باشد، طوری که می توانید در سال تحصیلی (ترم) جدید با انتخاب گزینه عدم نمایش، اثری از اطلاعات سال تحصیلی (ترم) قبلی نباشد.
این بخش از آموزش مخصوص آموزشگاه هایی است که سال های قبل از سامانه استفاده کرده اند و اکنون می خواهند سال تحصیلی جدید را با کلاس بندی جدید شروع کنند. در این هنگام باید ابتدا یک دوره تحصیلی جدید از بخش ساختار آموزشگاه تعریف کنید. وقتی دوره تحصیلی جدید فعال می شود تمام کلاس ها و کلاس بندی های دوره قبل نامرعی می شوند و باید مجدد کلاس ها و کلاس بندی ها را تعریف کنید. اما کاربران شما حذف نمی شوند و فقط به کلاس بندی جدید نیاز دارند (مثلا یک کاربر دوره قبل اول بوده و امسال به کلاس دوم می رود). بعد از اینکه دوره تحصیلی جدید تعریف کردید سپس از منوی ساختار آموزشگاه به بخش کلاس ها بروید و کلاس های دوره جدید را ایجاد کنید. اکنون برای کلاس بندی جدید به دو روش می توانید عمل کنید:
روش اول: تمام دانش اموزان و معلمین دوره گذشته را حذف کنید و با اکسل لیست جدید را با کلاس بندی جدید وارد کنید. (در اکسل می توانید کلاس آنها را مشخص کنید). مزیت این روش در ساده گی عملیات می باشد. اما معایب این روش این است که با حذف دانش اموزان سوابق دوره تحصیلی گذشته آنها حذف می شود. (مثلا نمرات دوره گذشته)
روش دوم: کاربران قبل را نگه دارید. مزایا: اطلاعات قبلی کاربران از بین نمی رود. معایب: کمی دشوار تر از روش قبلی می باشد
نکته: اگر می خواهید اطلاعات دوره تحصیلی قبل (مانند نمرات و گالری) در دوره جدید باز هم نمایش داده شود دوره تحصیلی قبلی را ویرایش کنید و تیک نمایش را فعال کنید)