چگونه اسناد را بایگانی کنیم +بهترین روش ها برای مرتب سازی اسناد
در ادبیات مدیریتی، به فرآیند طولانی مدت و امن ذخیره سازی اسنادی که از جریان کار روزانه خارج شده اند، به عنوان بایگانی اشاره می شود. این اسناد، که معمولاً حاوی اطلاعاتی ارزشمند هستند، به‌عنوان ابزار های مدیریتی مورد استفاده برای اخذ تصمیمات مدیریتی قرار می گیرند. در سازمان ها، می توان مجموعه ای گسترده از اسناد قابل بایگانی را مشاهده نمود که نوع و ماهیت آنها وابسته به فعالیت ها و طبیعت سازمانی است. این تنها چند نمونه از این اسناد می باشند و ممکن است نوع خاصی از اسنادی که یک سازمان بایگانی می نماید، تحت تأثیر عواملی همچون صنعت، اندازه، الزامات قانونی و سیاست های داخلی، متغیر باشد. در زمینه بایگانی اسناد، سه رویکرد اصلی به‌کار گرفته می شود که شامل بایگانی سنتی، بایگانی دیجیتال، و ترکیب بایگانی سنتی و دیجیتال می باشد.
بایگانی اسناد چیست؟
به فرآیند ذخیره سازی طولانی مدت و ایمن اسنادی که از چرخه استفاده روزانه خارج شده اند، به عنوان بایگانی اشاره می شود. این اسناد که دارای اطلاعاتی ارزشمند هستند، به عنوان یکی از ابزار های مدیریتی جهت اخذ تصمیمات مدیریتی مورد استفاده قرار می گیرند. به عبارت دیگر، هرگونه اطلاعات متنی، اسناد، مدارک، پرونده ها، نامه های اداری، فیلم ها، عکس ها، فایل های صوتی و سایر اشکال محتوایی که ارزش فرهنگی، تاریخی و حقوقی دارند، در قالب بایگانی ذخیره می شوند تا بتوان به آنها در آینده رجوع یا استناد نمود. باید توجه داشت که اسنادی که به صورت پویا و به طور روزانه در سیستم های روزمره کسب و کار استفاده می شوند، مناسب برای بایگانی نمی باشند؛ زیرا این اسناد برای انجام وظایف فعلی نیازمند دسترسی فوری هستند.
کدام اسناد قابل بایگانی هستند؟
در سازمان ها، گستره وسیعی از اسناد قابل بایگانی مشاهده می شود که نوع آنها به ماهیت و فعالیت های سازمانی وابسته است. این تنها چند نمونه از این اسناد هستند و ممکن است اسناد خاصی که یک سازمان بایگانی می کند، تحت تأثیر عواملی همچون صنعت، اندازه، الزامات قانونی و سیاست های داخلی، متغیر باشد. در این موقعیت، اسنادی که برای حفظ تطابق با قوانین، استمرار فعالیت های عملیاتی، ارائه مرجع تاریخی و همچنین اتخاذ تصمیم های آینده ضروری می باشند، باید شناسایی و نگهداری گردند. در ادامه چند نمونه از این اسناد را معرفی می کنیم.
- سوابق مالی: شامل بیانیه ها، دفاتر، فاکتور ها، رسید ها و گزارش های مالی است. این اسناد، سابقه تراکنش های مالی سازمان و وضعیت مالی آن را ارائه می دهند.
- اسناد قانونی: قرارداد ها، توافقنامه ها، مجوز ها، پروانه ها و سایر اسناد حقوقی به منظور اطمینان از رعایت الزامات قانونی و حفاظت از منافع سازمان در امور حقوقی بایگانی می شوند.
- اسناد منابع انسانی: پرونده های کارمندان، شامل رزومه ها، درخواست های کار، ارزیابی های عملکرد و سوابق آموزشی، برای مدیریت نیروی انسانی و رعایت الزامات شغلی بایگانی می شوند.
- اسناد عملیاتی: کتابچه ها، روش های عملیاتی استاندارد (SOP)، اسناد جریان کار و مستندات فرآیندی برای حفظ یکنواختی در عملیات و تسهیل آموزش و انتقال دانش بایگانی می شوند.
- مکاتبات: متون داخلی، ایمیل ها، نامه ها و سایر اشکال ارتباطات برای مرجعیت تاریخی، پیگیری تصمیمات و اقدامات، و حفظ حافظه سازمانی بایگانی می شوند.
چند روش بایگانی اسناد
در زمینه بایگانی اسناد، سه رویکرد اصلی به کار گرفته می شود که عبارتند از: بایگانی سنتی، بایگانی دیجیتال، و ترکیب بایگانی سنتی و دیجیتال. این سه رویکرد، هرکدام ویژگی ها و مزایای خاص خود را دارند که بسته به نیاز ها و شرایط سازمانی، انتخاب می شوند. در ادامه انواع بایگانی اسناد را معرفی می کنیم.
بایگانی سنتی
روش سنتی بایگانی اسناد در سازمان ها به معنای نگهداری اسناد به صورت کاغذی در سیستم های فیزیکی مانند کابینت های فایل یا قفسه ها است. اسناد معمولاً با استفاده از دسته بندی های دستی نظیر دسته بندی های الفبایی، ترتیب عددی یا ترتیب زمانی سازماندهی می شوند و با جست و جوی دستی در این سیستم های سازماندهی شده، اسناد بازیابی می شوند. این رویکرد نیازمند فضای فیزیکی اختصاصی برای ذخیره و نگهداری است و از سوابق کاغذی برای حفظ و ارجاع در آینده بهره می برد. این روش، در حالی که تاریخچه سنتی دارد، در مقایسه با رویکرد های دیجیتال، چالش های خود را در امان نگه داشته و نیازمندی های مدیریتی و امنیتی را ادامه می دهد.
بایگانی دیجیتال
روش بایگانی دیجیتال در سازمان ها شامل تبدیل اسناد فیزیکی به فرمت های الکترونیکی نظیر PDF یا DOCX و نگهداری آنها در مخازن یا پایگاه های داده دیجیتال می باشد. این اسناد الکترونیکی با استفاده از متاداده ها برای انجام بازیابی بهینه و سازماندهی مناسب اغلب با استفاده از جست و جوی کلمات کلیدی یا امکانات پیشرفته جست و جو فهرست بندی می شوند. بایگانی دیجیتال فرآیند مدیریت اسناد را تسهیل می دهد، دسترسی به اطلاعات افزوده و خطرات مرتبط با ذخیره سازی فیزیکی را به حداقل می رساند، که امکان گسترش و اعتبار پذیری بیشتر در برابر حجم رو به افزایش اطلاعات را فراهم می کند. با توجه به پیشرفت فناوری و بالا رفتن امنیت فضاهای ذخیره سازی اطلاعات، معقول است که از بهترین نرم افزار بایگانی اسناد برای ذخیره و بایگانی اسناد مهم سازمان خود استفاده کنید.
ترکیب بایگانی سنتی و دیجیتال
تلفیق بایگانی سنتی و دیجیتال در سازمان ها به معنای حفظ همزمان اسناد به صورت فیزیکی و الکترونیکی می باشد. در این رویکرد، اسناد فیزیکی از طریق روش های سنتی مانند کابینت های فایل نگهداری می شوند، در حالی که نسخه های دیجیتال از آنها از طریق فرآیند های اسکن یا تبدیل دیجیتال ساخته شده و در پایگاه های داده الکترونیکی یا ابری ذخیره می گردند. این رویکرد یک ترکیب هوشمندانه از مزایای هر دو دنیا را ارائه می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد
نرم افزار های بایگانی اسناد در سازمان ها به عنوان یک سامانه دیجیتال طراحی شده اند که برای ذخیره، سازماندهی و مدیریت بهینه اسناد الکترونیکی به کار می روند. این نرم افزار ها امکاناتی از جمله فهرست بندی، قابلیت جست و جو، کنترل نسخه و تنظیمات دسترسی فراهم می کنند تا فرآیند بازیابی اسناد را سریعتر و موثرتر نمایند و همچنین اطمینان از امنیت داده و رعایت الزامات قانونی را فراهم سازند. با تمرکز بر فرآیند های مدیریت اسناد در یک مکان مشترک، این نرم افزار ها هماهنگی و همکاری در سازمان را تقویت کرده و به بهره وری و انطباق با استاندارد ها کمک می نمایند. لازم به ذکر است بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری مجموعه کامل و کارآمد از انواع نرم افزار ها از جملع بایگانی اسناد می باشد.
سوالات متداول
چرا باید اسناد را بایگانی کنیم؟
به منظور حفظ اطلاعات ارزشمند باید اسناد را بایگانی نماییم. این اقدام اطمینان می دهد که اطلاعات حیاتی برای تصمیم گیری های آینده در دسترس باقی می مانند و احتمال از دست رفتن یا نادیده گرفته شدن این اطلاعات کاهش می یابد.
بایگانی اسناد چیست؟
بایگانی اسناد به عملیاتی منظم و سازمان یافته برای ذخیره و مدیریت اسناد با ایمنی و پایداری بلندمدت اطلاق می شود. این فرآیند شامل دسته بندی، فهرست بندی و ذخیره سازی اسناد به‌نحوی است که به بازیابی آسان و حفظ صحت و دسترسی به آنها در طول زمان کمک می کند.
مقالات مشابه
بهترین کتاب های آزمون هوش ششم چرا رمان بخوانیم و چه رمانی بخوانیم آموزش نویسندگی مسیری برای موفقیت تأثیر انتخاب دبیرستان خوب در قبولی کنکور تفاوت گوشی سامسونگ سری M و A نکاتی که باید بدانیم آموزش زمان بندی سمپاشی منازل معرفی کامل انواع شاخه های حسابداری 25 نکته برای یادگیری زبان انگلیسی خرید ویو ویدیو اینستاگرام چه مزایا و معایبی دارد؟ آیا شیبا اینو به ۱ دلار می‌رسد محاسبه نمرات برای انتخاب رشته نهم آشنایی با بهترین پارچه فرم مدارس سال 1402 چگونه هم سختی نکشیم و هم در امتحانات دوازدهم تجربی 20 بگیریم؟ راه های جذب دانش‌آموز برای تدریس خصوصی تفاوت گوگل شیت و اکسل معرفی 9 تا از بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری در ایران و جهان اتوماسیون اداری چیست اتوماسیون اداری در مقایسه با سیستم مدیریت فرآیند تجاری (BPMS) تفاوت CRM و اتوماسیون اداری در چیست دبیرخانه چیست و چه وظایفی دارد شرح وظایف و تفاوت دبیرخانه و بایگانی تفاوت دبیرخانه و بایگانی مستندات چیست بهترین نرم افزار های بایگانی اسناد انواع روش های بایگانی سند در ادارات توده سینه چقدر خطرناک استلیست مقالات